6. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL INFORMANTE.

a) Con el fin de garantizar que nadie que informe de buena fe un hecho presuntamente ilícito sufrirá ninguna represalia, la información se dirigirá directamente al Órgano de Vigilancia.

b) El Órgano de Vigilancia no facilitará la identidad del informante a la persona denunciada ni a ningún otro empleado de HERBOLARIO NAVARRO, con la excepción del empleado/s que intervengan directamente en la investigación, quienes tendrán en todo caso un deber de confidencialidad.

c) Conforme al artículo 24.2 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos.

d) Se prohíbe de forma terminante la adopción de cualquier sanción, represalia o consecuencia negativa contra una persona por el hecho de haber formulado una denuncia.

e) El informante deberá colaborar con el Órgano de Vigilancia en la investigación interna.

7. TRAMITACIÓN DE LA COMUNICACIÓN.

HERBOLARIO NAVARRO garantiza que tanto el informante como las personas afectadas tendrán derecho a la preservación de su identidad, en los términos previstos en el artículo 32 de la Ley 2/23. Además, las personas informantes cuentan con una serie de derechos, cuando las informaciones que proporcionen cumplan con los requisitos de los artículos 2 y 35 de esa norma, entre los que destaca la prohibición de represalias (artículo 36). Para HERBOLARIO NAVARRO son también de gran relevancia las medidas de apoyo y de protección frente a las represalias que la Ley recoge en sus artículos 37 y 38. 

Toda comunicación requiere la tramitación efectiva de las comunicaciones, en la que también habrá que respetar una serie de garantías y derechos mínimos.

El Órgano de Vigilancia deberá acusar recibo al informante tan pronto como sea posible, siendo recomendable que se realice en un plazo de siete días.

El Órgano de Vigilancia deberá evaluar la información, solicitando al informante la información adicional que fuera necesaria, a fin de determinar:

(i) que contiene la información mínima prevista en el punto 5 del presente Protocolo;

(ii) que los hechos descritos por el informante pueden ser constitutivos de un comportamiento ilícito, delictivo o que suponga un incumplimiento de las normas y controles contenidos en el Código de Conducta o en la Políticas de Compliance.

(iii) que la información no es manifiestamente inverosímil ni obedece a una mera valoración subjetiva del denunciante carente de indicio alguno de veracidad.

En caso de que no se cumplan los requisitos anteriores, el Órgano de Vigilancia archivará la comunicación, dejando constancia de ello en un informe elaborado o acta por el mismo en el que se justifiquen de forma motivada las razones del archivo.

En caso de que se cumplan los requisitos de admisión a trámite, el Órgano de Vigilancia iniciará y dirigirá una investigación interna para averiguar si los hechos denunciados son ciertos y propondrá, en su caso, las sanciones disciplinarias correspondientes.

Con independencia de que se archive o no, el Órgano de Vigilancia informará de forma expresa, precisa e inequívoca del contenido de la comunicación, de los empleados de HERBOLARIO NAVARRO y terceros que podrán tener acceso a ella, así como de sus derechos y obligaciones, incluyendo los derechos relativos a la protección de datos de carácter personal. 

El equipo investigador deberá emitir su decisión en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la denuncia o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

El Órgano de Vigilancia creará y mantendrá un registro de todas las comunicaciones que se reciban, cumpliendo en todo caso con las obligaciones en materia de protección de datos que se mencionan en el punto 8 siguiente del presente Protocolo.

8. LIBRO-REGISTRO

HERBOLARIO NAVARRO se compromete a documentar en el libro-registro de denuncias las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad legalmente previstos (art. 26 L 2/23).

Esta documentación incluirá:

a) Fecha de conclusión del expediente;

b) Quién aprueba la conclusión;

c) Qué medidas se adoptaron;

d) Evidencias relevantes. 

9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Los datos personales facilitados con ocasión de la denuncia y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente (los “Datos Personales”) serán tratados únicamente para la gestión y control del Modelo.

Transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, HERBOLARIO NAVARRO procederá a la supresión de los datos personales de la denuncia, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema (art. 32.4 L 2/23).

Los titulares de los Datos Personales podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad (cuando proceda de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales) mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: laboral@herbolarionavarro.es.

9. APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y REVISIÓN DE ESTE PROTOCOLO.

HERBOLARIO NAVARRO, aprobó el presente Protocolo de Canal Interno de Información, momento en el cual entró en vigor con efectos vinculantes para todos sus destinatarios.

Sin perjuicio de lo anterior, el presente protocolo será objeto de revisión y, en su caso, actualización, de forma continuada. En concreto, será modificado siempre que se aprecie la posibilidad de alguna mejora.